Notice d’information RGPD — salarié accompagné

1. Qui utilise vos données ?

Impact Social gère votre dossier social dans un espace professionnel distinct de l’employeur. L’assistant de service social est tenu au secret professionnel (article L411-3 du Code de l’action sociale et des familles ; articles 226-13 et 226-14 du Code pénal).

2. Quelles informations peuvent être utilisées ?

Uniquement les informations utiles à votre situation : coordonnées, logement, budget, famille, droits, emploi, handicap ou santé lorsque cela est indispensable, ainsi que les démarches et actions de suivi.

Ne sont pas conservés dans le CRM : numéro de sécurité sociale (NIR), numéro allocataire CAF, numéro MDPH, nom du médecin traitant et détail d’une ALD. Si un identifiant est nécessaire pour une démarche ponctuelle, il ne doit pas être stocké durablement.

3. À quoi servent vos données ?

• Comprendre votre demande et vos priorités.
• Vous informer sur vos droits et les dispositifs mobilisables.
• Vous accompagner dans des démarches et orientations.
• Assurer la continuité de votre suivi.
• Produire des statistiques globales et non identifiantes pour l’entreprise cliente.

4. Ce que votre employeur peut voir

Votre employeur n’a pas accès à votre fiche, votre nom, votre motif de demande, vos entretiens ni vos documents. Il peut recevoir uniquement des statistiques agrégées. Les catégories comprenant moins de trois situations ne sont pas affichées afin de limiter le risque de ré-identification.

5. Partage avec des organismes ou partenaires

Lorsqu’une démarche nécessite un organisme ou partenaire, seules les informations utiles sont transmises dans le cadre de la démarche, après vous en avoir informé et, lorsque cela est nécessaire, avec votre accord. Les obligations légales spécifiques restent applicables.

6. Durée de conservation

Votre dossier est conservé pendant l’accompagnement. Le repère interne retenu est une suppression ou anonymisation au plus tard deux ans après le dernier contact ou la clôture, sauf obligation légale, contentieux ou justification documentée différente.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès et la rectification de vos données, ainsi que l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies. Contact : contact@impact-social.org. Vous pouvez également saisir la CNIL.

8. Hébergement et sécurité

Impact Social utilise des services techniques sécurisés pour le site, l’authentification et le CRM. Tant que la vérification HDS v2.0 / EEE de l’environnement Google Workspace n’est pas finalisée, aucune donnée de santé réelle ne doit être saisie dans le CRM.

9. Votre liberté de recourir au service

L’employeur peut vous informer de l’existence du dispositif, mais ne reçoit pas le détail de votre situation. Le recours au service est confidentiel et n’a pas vocation à devenir un outil de contrôle RH.

10. Votre espace salarié en ligne

Compte : vous y accédez sur invitation, avec votre adresse e-mail et un mot de passe (service Netlify Identity). Sont conservés votre adresse e-mail, votre mot de passe sous forme chiffrée, votre rôle et les dates techniques de connexion, pendant la durée de l’accès ouvert par votre entreprise À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES (durée après la fin du contrat).

Consultation : les fiches sont chargées en une seule fois ; ce que vous lisez, vos réponses au simulateur et votre plan d’action restent dans votre navigateur et ne sont transmis ni au serveur ni à votre employeur. Par défaut, ils disparaissent à la fermeture de l’onglet ; vous pouvez choisir de conserver votre plan et vos conversations sur votre appareil (voir section 14).

11. L’assistant IA de votre espace

Mode facultatif « Faire le point sur ma situation » : les éléments de votre synthèse (demande, priorité, situation, appuis, freins, objectif et bilan) sont transmis au serveur pour préparer les échanges guidés. Lorsque l’analyse par IA intervient, les déclarations utiles sont transmises à Anthropic après le même masquage automatique. Ce masquage ne garantit pas l’anonymat : évitez les noms et les détails identifiants. Vous pouvez passer une question, corriger ou effacer un champ, désactiver le mode guidé et demander un accompagnement humain. Les hypothèses affichées sont des propositions à discuter, jamais des faits ni une évaluation professionnelle. La synthèse suit le choix d’enregistrement de la conversation sur votre appareil. Sa correction ne supprime pas les anciens messages ; vous pouvez supprimer la conversation. Les statuts des démarches restent sous votre contrôle.

L’assistant est une intelligence artificielle. Votre question est envoyée au serveur d’Impact Social, avec, dans une même conversation, vos questions précédentes les plus récentes (six au plus sont examinées par le serveur pour comprendre une question de suite), le territoire retenu et les démarches de votre plan que vous choisissez vous-même de joindre (intitulé, statut, dates, et votre note seulement si vous cochez « inclure ma note »). Pour rédiger l’introduction de sa réponse, votre question, au plus trois questions précédentes et les démarches jointes sont transmises à son prestataire, Anthropic (société établie aux États-Unis), après masquage automatique des numéros de sécurité sociale, téléphones, adresses e-mail et identifiants. Votre nom et votre adresse e-mail de compte ne sont jamais transmis. Le serveur d’Impact Social n’enregistre pas le contenu de vos conversations et ne le journalise pas ; votre employeur n’y a jamais accès. Si vous choisissez d’enregistrer une conversation, elle est conservée uniquement sur votre appareil (section 14). L’assistant ne prend aucune décision à votre sujet : il donne des informations à vérifier auprès des organismes. Évitez d’y indiquer des informations médicales détaillées. Garanties de transfert et conservation chez le prestataire : À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES.

12. La demande de rappel

Si vous demandez à être rappelé, Impact Social reçoit uniquement ce que vous indiquez dans le formulaire (prénom facultatif, moyen de contact, préférence et disponibilités, message facultatif), avec votre accord, pour vous recontacter. Aucun motif n’est demandé ; n’indiquez aucune information médicale. Votre employeur n’est pas informé. La demande est supprimée ou intégrée à votre dossier social si un accompagnement démarre À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES (durée maximale).

14. Conversations et plan enregistrés sur votre appareil

Uniquement si vous le choisissez. Par défaut, rien n’est conservé : la conversation et le plan disparaissent à la fermeture de l’onglet. Si vous choisissez « Enregistrer cette conversation sur cet appareil » ou « Conserver mon plan sur cet appareil », ils sont conservés dans ce navigateur, sur cet appareil seulement, sans synchronisation avec vos autres appareils et sans copie sur les serveurs d’Impact Social.

Protection : ces données sont chiffrées dans le navigateur (chiffrement standard AES-GCM, clé dérivée d’une phrase secrète que vous choisissez, distincte de votre mot de passe). La phrase secrète et la clé ne sont jamais enregistrées ni envoyées : Impact Social ne peut ni lire ces données ni retrouver une phrase secrète oubliée ; dans ce cas, seule la remise à zéro (effacement) est possible. Les données sont rattachées à votre compte : une autre personne utilisant le même navigateur avec son propre compte ne peut pas les ouvrir. Elles se verrouillent à la déconnexion, après 10 minutes d’inactivité ou à la fermeture de la page. Ce chiffrement ne protège pas un appareil déjà compromis (logiciel malveillant, extension douteuse).

Durée et suppression : les données restent sur l’appareil jusqu’à ce que vous les supprimiez (une conversation, toutes les conversations, une démarche ou l’ensemble) ou que vous effaciez les données de navigation de ce navigateur. Elles ne sont pas supprimées automatiquement à la fin du contrat de votre entreprise : après la fin de l’accès, vous pouvez encore, une fois connecté(e), les consulter, les exporter ou les supprimer, sans accès à l’assistant. Une impression, un PDF ou un fichier que vous téléchargez n’est plus protégé et n’est pas effacé par une suppression sur le site.

Aucune transmission automatique : rien n’est envoyé à votre employeur, à l’assistant social ni au CRM. Quand vous reprenez une conversation, les questions récentes de cette conversation, les démarches que vous choisissez de joindre et, en mode guidé, votre synthèse sont envoyées pour préparer la réponse (section 11). Une réponse ancienne est un historique : les règles et votre situation ont pu changer.