Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Impact Social
Contact RGPD : contact@impact-social.org.
Pour le dossier social individuel, Impact Social organise le contenu, l’accès et les mesures de sécurité du suivi. La qualification juridique des rôles avec chaque entreprise cliente est précisée contractuellement.

2. Accompagnement social individuel

Les informations collectées dépendent de la situation réellement accompagnée : identité et coordonnées minimales, situation sociale, logement, budget, famille, droits, emploi et, lorsque cela est indispensable, handicap ou santé. Les comptes rendus doivent rester factuels et proportionnés.

Minimisation : le numéro de sécurité sociale (NIR), le numéro allocataire CAF, le numéro MDPH, le nom du médecin traitant et le détail d’une ALD ne sont pas conservés dans le CRM. Lorsqu’un identifiant est nécessaire pour une démarche ponctuelle, il doit être utilisé uniquement pour cette démarche et ne pas être stocké durablement.

L’assistant de service social est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues par l’article L411-3 du Code de l’action sociale et des familles et les articles 226-13 et 226-14 du Code pénal. L’employeur n’a pas accès au dossier individuel.

3. Bases juridiques

Pour les demandes de contact et la relation commerciale : mesures précontractuelles et/ou intérêt légitime selon le contexte. Pour l’accompagnement social individuel, la base de l’article 6 du RGPD est définie dans le dispositif contractuel et la notice dédiée ; l’intérêt légitime à fournir un service social facultatif et confidentiel est le fondement privilégié dans la présente organisation. Lorsque des données de santé sont indispensables, l’exception prévue à l’article 9(2)(h) du RGPD pour les services sociaux est envisagée avec les garanties de confidentialité applicables. Ce point est documenté dans l’AIPD et doit être validé pour l’organisation exacte du service.

L’accord du salarié est recherché lorsqu’une transmission facultative à un organisme ou partenaire est nécessaire. Il n’est pas utilisé comme fondement général du dossier dans la relation de travail.

4. Ce que l’employeur peut voir

L’espace employeur fournit uniquement des indicateurs agrégés : volumes d’accompagnement, nombre d’entretiens, délais, résultats et tendances. Les catégories comptant moins de trois situations ne sont pas affichées et les recommandations sont masquées lorsque le volume est inférieur à trois situations. Aucun nom, identifiant de salarié, motif individuel ou compte rendu n’est transmis.

5. Durées de conservation

• Dossier social : pendant l’accompagnement, puis repère interne de deux ans après le dernier contact ou la clôture, sauf obligation légale, contentieux ou justification documentée différente.
• Demandes de contact / prospects : en principe trois ans après le dernier échange professionnel, sauf relation contractuelle.
• Facturation et pièces comptables : selon les obligations légales applicables.
• Statistiques réellement anonymisées : elles peuvent être conservées au-delà dès lors qu’aucune ré-identification n’est raisonnablement possible.
• Questions posées à l’assistant IA : non conservées par Impact Social (aucune base de données de conversations) ; conservation éventuelle chez le prestataire d’IA selon ses conditions contractuelles À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES.
• Comptes de l’espace salarié et de l’espace employeur : pendant la durée de l’accès ouvert par l’entreprise cliente, puis suppression ; durée maximale après la fin du contrat À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES.
• Demandes de rappel de l’espace salarié : le temps de reprendre contact, puis intégration au dossier social si un accompagnement démarre, ou suppression ; durée maximale dans Netlify Forms À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES.
• Données techniques de limitation des requêtes (adresse IP) : quelques minutes à 24 heures au plus (expiration automatique) ; journaux d’hébergement selon les conditions de Netlify.

6. Prestataires techniques et transferts

Impact Social utilise notamment :

• Netlify : hébergement du site, fonctions serveur, comptes d’accès (Netlify Identity) et réception des formulaires (Netlify Forms) ;
• Anthropic : génération des réponses de l’assistant d’orientation par intelligence artificielle (voir section 12) ;
• Google : services utilisés pour le CRM interne ;
• le cas échéant, un service de limitation du nombre de requêtes (Upstash), qui ne reçoit qu’une clé technique temporaire (voir section 14).

Netlify et Anthropic sont des sociétés établies aux États-Unis : certaines données peuvent donc être traitées hors de l’Union européenne. Ces prestataires interviennent dans le cadre de leurs conditions et accords de traitement des données. À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES : entité contractante de chaque prestataire, accord de sous-traitance (DPA) signé, garantie de transfert applicable (décision d’adéquation « Data Privacy Framework » ou clauses contractuelles types) et localisation effective des traitements.

Données de santé : la mise en production de données de santé réelles est conditionnée à la vérification de l’offre Google Workspace effectivement utilisée, de la couverture HDS v2.0 applicable, des clauses contractuelles correspondantes, des services couverts et de la localisation EEE requise. Tant que cette vérification n’est pas finalisée, aucune donnée de santé réelle ne doit être saisie dans le CRM.

7. Sécurité

• Authentification Netlify Identity en mode invitation uniquement.
• Contrôle des rôles côté serveur et vérification du jeton d’identité.
• Secrets API stockés côté serveur, jamais dans le code client.
• Association employeur → entreprise réalisée côté serveur.
• Pages privées en noindex/no-store et séparation stricte entre espace administrateur et espace employeur.
• Journalisation des appels et revue des comptes à privilèges.

8. Vos droits

Vous pouvez exercer les droits prévus par le RGPD selon les conditions applicables : accès, rectification, effacement, limitation, opposition et, lorsque les conditions sont réunies, portabilité. Contact : contact@impact-social.org. Une réponse est apportée en principe dans un délai d’un mois. Vous pouvez également saisir la CNIL.

9. Information spécifique des salariés

Une notice dédiée résume de manière claire le fonctionnement du dossier social, les informations susceptibles d’être utilisées, la confidentialité vis-à-vis de l’employeur, les durées et les droits. Consulter la notice salarié.

10. Mise à jour et gouvernance

Impact Social tient un registre des activités de traitement et une AIPD pour le traitement d’accompagnement social. Ces documents sont réévalués lors de toute évolution significative de l’outil ou du service.

11. Documents de conformité RGPD

L’AIPD, le registre des activités de traitement et la notice d’information destinée aux salariés ont été validés en interne le 8 août 2026 par le Référent protection des données d’Impact Social. Ces documents (version 1.0) ne couvrent pas encore l’assistant IA, l’espace salarié en ligne et la demande de rappel décrits ci-dessous : un complément est en cours de validation À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES.

Consulter les documents de conformité →

12. Assistant d’orientation par intelligence artificielle

Finalité : fournir une première orientation générale (site public) ou une introduction à l’analyse de votre situation (espace salarié), à partir des ressources Impact Social. L’assistant est une intelligence artificielle, pas un assistant social.

Données traitées : le texte de votre question et, au plus, vos trois questions précédentes de la même conversation. Avant tout envoi, le serveur masque automatiquement les numéros de sécurité sociale, téléphones, adresses e-mail, IBAN, dates de naissance, adresses postales et identifiants (CAF, MDPH, France Travail…). Aucun nom de compte, aucune adresse e-mail de compte et aucune adresse IP ne sont transmis au prestataire. Ne saisissez pas d’informations médicales détaillées ni de données permettant de vous identifier.

Destinataire : Anthropic, prestataire d’intelligence artificielle (sous-traitant), qui génère le texte de la réponse ; les réponses ne sont pas conservées par Impact Social. Dans l’espace salarié, la réponse est complétée par une analyse construite par le site à partir des fiches, sans intervention du prestataire. Utilisation éventuelle des données par le prestataire et durée de conservation de son côté À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES.

Base juridique : À VALIDER AVEC LE RÉFÉRENT DONNÉES (intérêt légitime à proposer un outil d’information, ou exécution du service pour l’espace salarié).

Absence de décision automatisée : l’assistant donne des informations générales et des pistes à vérifier. Il ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative (article 22 du RGPD) : aucun droit n’est accordé ou refusé par l’assistant, et l’employeur n’a jamais accès aux questions posées.

13. Espace salarié : compte d’accès et demande de rappel

Compte d’accès (Netlify Identity) : l’accès se fait sur invitation. Sont conservés l’adresse e-mail, le mot de passe sous forme chiffrée, le rôle attribué et les dates techniques de connexion. L’accès est vérifié côté serveur (rôle, entreprise cliente active). L’employeur ne sait pas si un salarié a créé son compte ni ce qu’il consulte : les fiches sont chargées en une seule fois et la navigation n’est pas transmise au serveur.

Demande de rappel : formulaire facultatif (prénom facultatif, moyen de contact, préférence de rappel, disponibilités, message facultatif sans information médicale) reçu par Impact Social via Netlify Forms, avec votre consentement, uniquement pour vous recontacter. Aucun motif n’est demandé et rien n’est transmis à l’employeur.

14. Données techniques

Comme tout hébergeur, Netlify traite l’adresse IP et des informations techniques de connexion pour délivrer le site et assurer sa sécurité. Pour protéger l’assistant IA contre les usages abusifs, l’adresse IP (site public) ou un identifiant technique de compte (espace salarié) sert à compter les requêtes pendant une minute et une journée ; ces compteurs expirent automatiquement. Les journaux des fonctions serveur ne contiennent ni question, ni réponse, ni donnée personnelle : seulement des codes techniques d’erreur.

L’authentification conserve dans votre navigateur les éléments strictement nécessaires à la session (jeton et cookie de connexion). L’espace salarié ne stocke ni vos réponses au simulateur ni votre plan d’action dans le navigateur.